สูตรสำหรับการจัดการกลุ่ม Chatter อัตโนมัติ

ปรับปรุงล่าสุดเมื่อ 31 ตุลาคม 2565 โดย Rakesh Gupta

แนวคิดใหญ่หรือคำถามที่ยืนยง:

• จะใช้โฟลว์ที่ทริกเกอร์เรกคอร์ดเพื่อทำให้การจัดการกลุ่มการสนทนาทั่วไปทำงานโดยอัตโนมัติเพื่อปรับปรุงประสิทธิภาพได้อย่างไร

วัตถุประสงค์:

กลุ่มแชท เป็นหนึ่งในวิธีที่ยอดเยี่ยมในการเพิ่มความร่วมมือในองค์กรของคุณ กลุ่ม Chatter เป็นตัวแทนของกลุ่มผู้ใช้ – หนึ่งกลุ่มสามารถเพิ่มสมาชิกได้ไม่จำกัดใน กลุ่มแชทแต่ผู้ใช้สามารถเข้าร่วมได้สูงสุด 100 กลุ่ม

ด้านล่างนี้คืองานบางส่วนที่เกี่ยวข้องกับการเป็นสมาชิกกลุ่ม Chatter ที่สามารถทำงานอัตโนมัติเพื่อเพิ่มประสิทธิภาพการทำงาน

• ส่งการแจ้งเตือนทางอีเมลไปยังเจ้าของกลุ่มหรือผู้จัดการเมื่อมีคนเข้าร่วมกลุ่มแชท
• ส่งการแจ้งเตือนทางอีเมลไปยังเจ้าของกลุ่มหรือผู้จัดการเมื่อมีคนออกจากกลุ่ม Chatter
• อัปเดตความถี่อีเมลของสมาชิกใหม่โดยอัตโนมัติสำหรับ Chatter Group
• เลื่อนตำแหน่งผู้ใช้เป็นผู้จัดการกลุ่ม Chatter หากพวกเขาอยู่ในบทบาทเฉพาะ

เป็นไปได้ที่จะจัดการงานเหล่านี้ด้วยความช่วยเหลือของ Flow มาดูกันว่าจะเริ่มทำงานอย่างชาญฉลาดได้อย่างไรโดยจัดการกับกรณีการใช้งานทางธุรกิจ

Maria Coleman ทำงานเป็นผู้ดูแลระบบที่ Gurukul on Cloud (GoC) ที่ GoC พวกเขาใช้ Chatter อย่างกว้างขวางเพื่อทำงานร่วมกันภายใน มาเรียได้รับข้อกำหนดสามข้อจากผู้บริหารระดับสูง:

1. เมื่อมีคนเข้าร่วมกลุ่มแชทสาธารณะ ‘GoC Awesome People’ ให้ตั้งค่าความถี่ของอีเมลเป็น – อีเมลในแต่ละโพสต์
2. แจ้งเจ้าของกลุ่มเมื่อมีคนเข้าร่วมกลุ่ม
3. เมื่อผู้ใช้เข้าร่วม GoC Awesome People Group และอยู่ในบทบาท ‘การสนับสนุนลูกค้า, ระหว่างประเทศ’ จะมีการเลื่อนระดับผู้ใช้ให้เป็นผู้จัดการกลุ่มโดยอัตโนมัติ

แนวทาง Automation Champion (I-do):

มีวิธีแก้ปัญหาที่เป็นไปได้บางประการสำหรับสถานการณ์ทางธุรกิจข้างต้น. เราจะใช้ บันทึกทริกเกอร์ ไหล เพื่อแก้ปัญหาความต้องการ

ก่อนที่เราจะดำเนินการต่อไป ให้เราเข้าใจลักษณะของ CollaborationGroupMember – มันแสดงถึงสมาชิกของกลุ่ม Chatter

ชื่อฟิลด์	รายละเอียด
ความถี่การแจ้งเตือน	ความถี่ที่ Salesforce ส่งอีเมลสรุปกลุ่ม Chatter ไปยังสมาชิกรายนี้ ค่าที่ถูกต้องคือ: ง-รายวัน ว—รายสัปดาห์ เอ็น-ไม่เคย พี—ในทุกโพสต์
บทบาทการทำงานร่วมกัน	บทบาทของสมาชิกในกลุ่ม ค่าที่ถูกต้องคือ: มาตรฐาน—ระบุว่าผู้ใช้เป็นสมาชิกกลุ่ม สมาชิกสามารถโพสต์และแสดงความคิดเห็นในกลุ่ม ผู้ดูแลระบบ—ระบุว่าผู้ใช้เป็นผู้จัดการกลุ่ม ผู้จัดการสามารถโพสต์และแสดงความคิดเห็น เปลี่ยนบทบาทของสมาชิก แก้ไขการตั้งค่ากลุ่ม เพิ่มและลบสมาชิก ลบโพสต์และความคิดเห็น และแก้ไขฟิลด์ข้อมูลกลุ่ม

ก่อนที่จะพูดถึงวิธีแก้ปัญหา ผมขอแสดงไดอะแกรมของ Process Flow ในระดับสูง โปรดใช้เวลาสักครู่เพื่ออ่านแผนภาพโฟลว์ต่อไปนี้และทำความเข้าใจ

มาเริ่มสร้างกระบวนการทำงานอัตโนมัตินี้กันเลย

แนวทางปฏิบัติ (เราทำ):

มี 3 ขั้นตอนในการแก้ปัญหา มาเรีย ความต้องการทางธุรกิจโดยใช้ ก่อนบันทึก และ หลังจากบันทึก บันทึกการไหลทริกเกอร์. พวกเราต้อง:

1. สร้างกลุ่มสาธารณะและกลุ่มสนทนา
2. ขั้นตอนการไหลของ Salesforce:
   1. กำหนดคุณสมบัติโฟลว์สำหรับโฟลว์ที่ทริกเกอร์เรกคอร์ดก่อนบันทึก
   2. สร้างสูตรเพื่อโปรโมตสมาชิก ผู้จัดการกลุ่ม
   3. เพิ่มองค์ประกอบการมอบหมายไปยังเขตข้อมูลสมาชิกกลุ่ม
3. ขั้นตอนการไหลของ Salesforce:
   1. กำหนดคุณสมบัติโฟลว์สำหรับโฟลว์ที่ทริกเกอร์เรกคอร์ดหลังจากบันทึก
   2. เพิ่มเทมเพลตข้อความเพื่อสร้างเนื้อหาอีเมล
   3. เพิ่มการกระทำหลัก ส่งอีเมล เพื่อส่งอีเมล

ขั้นตอนที่ 1: สร้างกลุ่มสาธารณะและกลุ่มแชท

1. ก่อนอื่น สร้างกลุ่มแชทสาธารณะ GoC คนที่ยอดเยี่ยม.

ขั้นตอนที่ 2.1: กำหนดคุณสมบัติของโฟลว์ (ก่อนบันทึกโฟลว์)

1. คลิก ติดตั้ง.
2. ในช่อง Quick Find ให้พิมพ์ กระแส.
3. เลือก กระแส จากนั้นคลิกที่ กระแสใหม่.
4. เลือก บันทึกการไหลทริกเกอร์ ตัวเลือกคลิกที่ สร้าง และกำหนดค่าโฟลว์ดังนี้:
   1. วัตถุ: CollaborationGroupMember
   2. กระตุ้นการไหลเมื่อ: บันทึกถูกสร้างขึ้น
   3. กำหนดเกณฑ์การเข้า
      1. ข้อกำหนดเงื่อนไข: ไม่มี
   4. เพิ่มประสิทธิภาพการไหลสำหรับ อัพเดทสนามอย่างรวดเร็ว
5. คลิก เสร็จแล้ว.

ขั้นตอนที่ 2.2: สร้างสูตรเพื่อเลื่อนระดับสมาชิกเป็นผู้จัดการกลุ่ม

1. ภายใต้ กล่องเครื่องมือเลือก ผู้จัดการ, จากนั้นคลิก ทรัพยากรใหม่ เพื่อกำหนดบทบาทของสมาชิกตามบทบาทของผู้ใช้
2. ป้อนข้อมูลต่อไปนี้:
   1. ทรัพยากรพิมพ์:สูตร
   2. ชื่อ API: forT_MemberRole
   3. ประเภทข้อมูล: ข้อความ
   4. สูตร: ถ้า( {!$UserRole.DeveloperName}=”CustomerSupportInternational”, “Admin”, “Standard”)
3. คลิก เสร็จแล้ว.

ขั้นตอนที่ 2.3 การใช้องค์ประกอบการมอบหมายเพื่ออัปเดตฟิลด์โอกาสทางการขาย

ขั้นตอนต่อไปคือการอัปเดตฟิลด์การทำงานร่วมกัน GroupMember ด้วยค่าใหม่ เราจะใช้ งานที่มอบหมาย เนื่องจากเรากำลังใช้โฟลว์ก่อนบันทึก.

1. บน Flow Designer คลิกที่ + ไอคอน และเลือก งานที่มอบหมาย องค์ประกอบ.
2. ใส่ชื่อใน ฉลาก สนาม; เดอะ ชื่อ API จะเติมอัตโนมัติ
3. ตั้งค่าตัวแปร
   1. แถวที่ 1:
      1. สนาม: {!$Record.CollaborationRole}
         
      2. โอเปอเรเตอร์: เท่ากัน
         
      3. ค่า: {!forT_MemberRole}
   2. คลิก เพิ่มการมอบหมาย
   3. แถวที่ 2:
      1. สนาม: {!$Record.NotificationFrequency}
         
      2. โอเปอเรเตอร์: เท่ากัน
         
      3. ค่า: พี
4. คลิก เสร็จแล้ว.

ในที่สุดมาเรีย ไหล จะมีลักษณะเหมือนภาพหน้าจอต่อไปนี้:

เมื่อทุกอย่างดูดีแล้ว ให้ทำตามขั้นตอนด้านล่าง:

1. คลิก บันทึก.
2. เข้าสู่ ป้ายกำกับการไหล เดอะ ชื่อ API จะเติมอัตโนมัติ
3. คลิก แสดงขั้นสูง.
4. เวอร์ชัน API สำหรับการเรียกใช้โฟลว์: 56
5. ป้ายสัมภาษณ์: สมาชิกกลุ่ม – ก่อนบันทึกโฟลว์ {!$Flow.CurrentDateTime}
6. คลิก บันทึก.

เกือบจะมี! เมื่อทุกอย่างดูดีแล้ว ให้คลิก เปิดใช้งาน ปุ่ม.

ขั้นตอนที่ 3.1: กำหนดคุณสมบัติของโฟลว์ (หลังจากบันทึกโฟลว์)

1. คลิก ติดตั้ง.
2. ในช่อง Quick Find ให้พิมพ์ กระแส.
3. เลือก กระแส จากนั้นคลิกที่ กระแสใหม่.
4. เลือก บันทึกการไหลทริกเกอร์ ตัวเลือกคลิกที่ สร้าง และกำหนดค่าโฟลว์ดังนี้:
   1. วัตถุ: CollaborationGroupMember
   2. กระตุ้นการไหลเมื่อ: บันทึกถูกสร้างขึ้น
   3. กำหนดเกณฑ์การเข้า
      1. ข้อกำหนดเงื่อนไข: ไม่มี
   4. เพิ่มประสิทธิภาพการไหลสำหรับ การดำเนินการและบันทึกที่เกี่ยวข้อง
5. คลิก เสร็จแล้ว.

ขั้นตอนที่ 3.2: เพิ่มเทมเพลตข้อความเพื่อสร้างเนื้อหาอีเมล

ตอนนี้เราจะสร้างเทมเพลตอีเมลโดยใช้ เทมเพลตข้อความ. เทมเพลตข้อความช่วยให้คุณระบุข้อความหลายบรรทัดได้ นอกจากนี้ยังอนุญาตให้คุณใช้รหัส HTML

1. ภายใต้ กล่องเครื่องมือเลือก ผู้จัดการ, จากนั้นคลิก ทรัพยากรใหม่ เพื่อสร้างเทมเพลตข้อความ
2. ป้อนข้อมูลต่อไปนี้:
   1. ทรัพยากร พิมพ์: เทมเพลตข้อความ
   2. ชื่อ API: ข้อความT_EmailBody
   3. เลือก ดูเป็น Rich Text
   4. ร่างกาย
      1. {!$User.FirstName}& ” ” &{!$User.LastName} เข้าร่วม GoC Awesome People Chatter Group
3. คลิก เสร็จแล้ว.

ขั้นตอนที่ 3.3: เพิ่มการดำเนินการส่งอีเมลเพื่อแจ้งเจ้าของกลุ่ม

ตอนนี้เราจะใช้ ส่งอีเมล การดำเนินการแบบคงที่เพื่อส่งอีเมลไปยังเจ้าของกลุ่ม Chatter

1. บน Flow Designer คลิกที่ + ไอคอน และเลือก การกระทำ องค์ประกอบ.
2. ค้นหาและเลือก ส่งอีเมล จากเมนูแบบเลื่อนลง
3. ติดป้ายกำกับการดำเนินการใหม่ แจ้งเจ้าของ.
4. ตั้งค่าอินพุต
   1. ร่างกาย: {!textT_EmailBody}
   2. เรื่อง: มีคนเข้าร่วมกลุ่มแชท
   3. ที่อยู่อีเมล (คั่นด้วยเครื่องหมายจุลภาค): {!$Record.CollaborationGroup.Owner.Email}
   4. เนื้อหาที่จัดรูปแบบ Rich Text: {!$GlobalConstant.True}
5. คลิก เสร็จแล้ว.

ในที่สุดมาเรีย ไหล จะมีลักษณะเหมือนภาพหน้าจอต่อไปนี้:

เมื่อทุกอย่างดูดีแล้ว ให้ทำตามขั้นตอนด้านล่าง:

1. คลิก บันทึก.
2. เข้าสู่ ป้ายกำกับการไหล เดอะ ชื่อ API จะเติมอัตโนมัติ
3. คลิก แสดงขั้นสูง.
4. เวอร์ชัน API สำหรับการเรียกใช้โฟลว์: 56
5. ป้ายสัมภาษณ์: สมาชิกกลุ่ม – หลังจากบันทึกโฟลว์ {!$Flow.CurrentDateTime}
6. คลิก บันทึก.

เกือบจะมี! เมื่อทุกอย่างดูดีแล้ว ให้คลิก เปิดใช้งาน ปุ่ม.

หลักฐานของแนวคิด

ครั้งต่อไปที่ผู้ใช้เข้าร่วมกลุ่ม Chatter โฟลว์ที่เรียกใช้เรกคอร์ดจะเริ่มทำงานและ (1) อัปเดตความถี่ของอีเมล (2) ทริกเกอร์การแจ้งเตือนทางอีเมลไปยังเจ้าของกลุ่ม และ (3) ตามบทบาทของผู้ใช้ ก็จะอัปเดตบทบาทของกลุ่ม Chatter ด้วย

1. เข้าสู่ระบบในฐานะผู้ใช้งานที่มีบทบาท – การสนับสนุนลูกค้าระหว่างประเทศล.
2. ค้นหา GoC คนที่ยอดเยี่ยม จัดกลุ่มแล้วคลิก เข้าร่วมกลุ่ม.
3. ผู้ใช้จะกลายเป็น ผู้จัดการ และรับการแจ้งเตือนทางอีเมล ทุกโพสต์.
4. อีเมลที่สร้างขึ้นโดยอัตโนมัติจะถูกส่ง

ฉันหวังว่าคุณจะชอบและพบคุณค่าในบล็อกโพสต์นี้เกี่ยวกับการทำงานที่เกี่ยวข้องกับการเป็นสมาชิกของกลุ่ม Chatter โดยอัตโนมัติ การเรียนรู้ทักษะเหล่านี้จะช่วยเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานของคุณและผลักดันให้คุณลองใช้การเรียงสับเปลี่ยนและการผสมผสานต่างๆ เพื่อรวมระบบอัตโนมัติเข้ากับกระบวนการและขั้นตอนประจำวันของคุณ

การประเมินรายทาง:

ฉันอยากได้ยินจากคุณ!

สิ่งหนึ่งที่คุณได้เรียนรู้จากโพสต์นี้คืออะไร? คุณจินตนาการถึงการนำความรู้ใหม่นี้ไปใช้ในโลกแห่งความเป็นจริงอย่างไร? อย่าลังเลที่จะแบ่งปันในความคิดเห็นด้านล่าง